Istruzioni di base per principianti di Microsoft Excel 2010

L'obiettivo di queste istruzioni è di familiarizzare l'utente con le basi di Excel 2010. Usiamo un registro di valutazione come esempio per aiutare l'utente a visualizzare come utilizzare le diverse funzioni. Questo tutorial riguarderà l'inserimento dei dati, la formattazione, le formule e le funzioni e i grafici.

Passaggio 1: inserimento dati

L'immissione dei dati in un foglio di calcolo Excel è un semplice processo in 3 passaggi:

1.) Fare clic sulla cella in cui si desidera inserire i dati

2.) Digitare i dati nella cella

3.) Premere il tasto INVIO sulla tastiera o utilizzare il mouse per fare clic su un'altra cella

Passaggio 2: accelerare l'immissione dei dati

Come accennato in precedenza nel passaggio 3, l'utilizzo del mouse è un'opzione quando si desidera cambiare la cella con cui si sta lavorando. Ma quando si ha a che fare con una maggiore quantità di dati o se si desidera essere il più efficienti possibile, utilizzare manualmente il mouse non è l'opzione migliore. L'uso della tastiera aiuterà ad accelerare il processo di immissione dei dati:

1.) Premere il tasto INVIO dopo aver inserito i dati per spostare automaticamente l'evidenziazione della cella attiva verso il basso sulla cella successiva in quella colonna

2.) Premere il tasto TAB dopo aver inserito i dati per evidenziare automaticamente più l'evidenziazione della cella attiva sulla cella successiva in quella riga

3.) Premere uno dei quattro tasti freccia per spostare l'evidenziazione della cella attiva su una cella nella direzione del tasto freccia premuto

4.) Premere il tasto ESC per annullare l'immissione attuale dei dati

Passaggio 3: esempio

Esistono due tipi principali di dati che le persone inseriscono in Excel: testo e numeri. Per un po 'di pratica con l'immissione dei dati, segui questi passaggi seguenti elencati:

* Nota: per impostazione predefinita, i dati di testo saranno allineati a sinistra all'interno della cella e i dati numerici saranno allineati a destra.

Scenario: supponiamo che tu sia un insegnante che ha bisogno di un modo efficace per organizzare i voti dei tuoi studenti in vari incarichi. Decidi di utilizzare un foglio di calcolo Excel per farlo.

1.) Nelle celle A1-A16, inserisci il seguente testo in ordine iniziando dalla parte superiore della colonna, spostandoti verso il basso: Studente, Heather A., ​​Ryan A., Jack C., Colleen D., Phil E., Sara F ., Tom G., Paulene G., Tim H., Dan I., Brian K., Forrest L., Morgan M., Danielle N., Beatrice S. e Class Average

2.) Nelle celle B1-B16, inserisci il testo e i numeri seguenti in ordine a partire dalla parte superiore della colonna, spostandoti verso il basso: Test 1, 81, 55, 35, 87, 76, 78, 90, 67, 70, 92, 84, 80, 72, 81 e 55 .

3.) Nelle celle C1-C16, inserisci il testo e i numeri seguenti in ordine a partire dalla parte superiore della colonna, spostandoti verso il basso: Test 2, 88, 56, 48, 91, 78, 86, 91, 87, 76, 95, 87, 88, 74, 84 e 58 .

4.) Nelle celle D1-D16, inserisci il testo e i numeri seguenti in ordine a partire dalla parte superiore della colonna, spostandoti verso il basso: Test 3, 93, 57, 55, 93, 80, 94, 97, 90, 79, 98, 92, 89, 77, 88 e 61 .

5.) Nella cella E1, inserire il voto finale e nella cella F1, inserire Pass / Fail .
-I dati per le colonne E e F verranno inseriti successivamente nella sezione Formule e funzioni.

* Nota: sentiti libero di inserire alcuni dei dati in orizzontale lungo la riga, anziché in verticale nella colonna, per esercitarti con le diverse funzioni della tastiera.

Una volta inseriti tutti i dati, il foglio di calcolo dovrebbe corrispondere all'immagine sopra.

Passaggio 4: formattazione

Formattazione dei dati

Esistono molte opzioni diverse in Microsoft Excel per formattare numeri, testo e celle stesse. Queste istruzioni descriveranno alcune delle opzioni di formattazione più basilari e ampiamente utilizzate disponibili:

Cambiare il carattere

I comandi dei caratteri ti permetteranno di cambiare lo stile, la dimensione o il colore del testo che desideri modificare:

Stile

1.) Seleziona le celle che desideri modificare.
-In questo caso, selezionare tutti i dati.

2.) Per modificare lo stile del carattere delle celle, nonché le intestazioni di riga e colonna, fai clic sulla scheda LAYOUT PAGINA nella parte superiore della pagina

3.) Fare clic sulla freccia a discesa accanto al comando FONT nell'angolo in alto a sinistra dello schermo

4.) Scorri i vari caratteri e scegli " Office Classic 2-Arial-Arial "

* Nota: per modificare il carattere SOLO delle celle e non delle intestazioni di riga e colonna, completare le stesse indicazioni appena fornite, solo nella scheda HOME nella parte superiore della pagina.

Taglia

1.) Seleziona le celle che desideri modificare
-In questo caso, selezionare le celle A1-F1 (intestazioni di colonna).

2.) Nella scheda HOME nella parte superiore della pagina, individua la freccia a discesa accanto al comando dimensione carattere

3.) Fare clic sulla freccia del menu a discesa

4.) Scorri le varie dimensioni del carattere e scegli la dimensione 12 .

Colore

1.) Seleziona le celle che desideri modificare
-In questo caso, selezionare nuovamente le celle A1-F1.

2.) Nella scheda HOME nella parte superiore della pagina, individua la freccia a discesa accanto al comando colore carattere.

3.) Fare clic sulla freccia del menu a discesa

4.) Scorri i vari colori dei caratteri e fai clic sul colore desiderato

Passaggio 5: allineamento del testo

Orizzontale

1.) Seleziona le celle che desideri modificare
-In questo caso, selezionare tutte le celle.

2.) Nella scheda HOME, è possibile uno dei tre comandi di allineamento orizzontale
ALIGN TEXT LEFT : allinea il testo a sinistra della cella
CENTRO : allinea il testo al centro della cella
ALLINEA TESTO DESTRA : allinea il testo a destra della cella

Verticale

1.) Seleziona le celle che desideri modificare
-In questo caso, selezionare tutte le celle.

2.) Nella scheda HOME, selezionare uno dei tre comandi di allineamento verticale
ALLINEAMENTO SUPERIORE : allinea il testo all'inizio della cella
ALLINEAMENTO CENTRALE : allinea il testo al centro della cella
ALLINEAMENTO INFERIORE : allinea il testo nella parte inferiore della cella
-Nel nostro esempio, abbiamo usato l'allineamento centrale sia in orizzontale che in verticale.

Passaggio 6: numeri e date

1.) Seleziona le celle che desideri modificare

2.) Nella scheda HOME, trova la sezione di formattazione etichettata NUMERI

3.) Fare clic sulla freccia del menu a discesa e selezionare il formato numerico desiderato (alcuni esempi di uso frequente includono Valuta, Ora, Data, Percentuale, Frazione, ecc.)

Passaggio 7: inserimento di una tabella

Tornando al nostro esempio precedente dalle istruzioni relative all'inserimento dei dati, segui questi passaggi per formattare ulteriormente i dati e il testo che hai inserito:

1.) Usa il mouse per evidenziare tutte le celle contenenti testo o dati numerici

2.) Fare clic sulla scheda INSERISCI nella parte superiore della pagina e selezionare TABELLA

3.) Assicurati di fare clic sulla casella (verrà visualizzato un segno di spunta) che indica che la tabella ha intestazioni

4.) Fare clic sul pulsante OK per finalizzare la formattazione

* Nota: sentiti libero di formattare anche altri aspetti del tuo foglio di calcolo discusso sopra come lo stile, le dimensioni e il colore del carattere per adattarlo alle tue preferenze.

Passaggio 8: il foglio di calcolo dovrebbe ora apparire così:

Step 9: Formule e funzioni

Una volta che hai una colonna di numeri, ci sono diversi calcoli che puoi fare con questi.

Media e Somma

1. Digitare Class Average nella cella A17 e modificare il colore del carattere in rosso.

2. Selezionare la cella in cui si desidera visualizzare la media. In questo caso, B17

3. Tipo = media (

4. Fare clic e trascinare sulle celle per le quali si desidera ottenere la media. In questo caso, B2-B16.

5. Un bordo mobile apparirà intorno a tutte le celle su cui verrà calcolata la media. Quando hai selezionato le celle giuste, premi INVIO .

6. Ripetere i passaggi 1-5 per le colonne C e D.

7. Cambia il colore del carattere di B17, C17 e D17 in rosso affinché corrisponda a A17.

* Nota: se desideri aggiungere il totale di una riga o colonna, puoi seguire gli stessi passaggi ma anziché la parola "media" inserisci la parola "somma", quindi quando selezioni la cella in cui desideri inserire la somma, digiterai = sum (

Passaggio 10: arrotondare i numeri

Ora puoi tornare indietro e formattare le celle per renderle valuta o arrotondarle a 2 punti decimali.

1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cella che contiene la media, poiché le medie hanno generalmente molti punti decimali.

2. Fai clic su Formato celle ...

3. Nella casella a sinistra, selezionare Numero

4. Sul lato destro, assicurarsi che la casella dopo le posizioni decimali: dice 2

Passaggio 11: formule che estendono più righe / colonne

Per estendere una formula su più celle, digita prima la formula in una cella. In questo caso, inseriremo la media nella colonna E.

1. Nella cella E2 tipo = media (

2. Fare clic e trascinare per selezionare le celle B2 C2 e D2

3. Premi INVIO

4. La formula dovrebbe essere estesa in tutta la colonna E per inserire la media di ogni studente e la media della classe.

5. Seleziona le celle E2-E17 e formatta le celle in modo che siano arrotondate al secondo decimale.

Passo 12: A questo punto il tuo tavolo dovrebbe corrispondere all'immagine seguente:

Passaggio 13: se Formula

Ora useremo Excel per aiutarci a mostrarci quali studenti hanno superato e quali hanno fallito.

1. Seleziona la cella F2

2. Digitare = if (E2 <60, “Fail”, ”Pass”)

3. Premi INVIO

4. La formula dovrebbe estendersi in tutta la colonna F per completare quali studenti hanno superato o meno.

Passaggio 14: formattazione condizionale

Ora useremo la formattazione condizionale per evidenziare visivamente chi ha fallito.

1. Fare clic e trascinare sulla cella F2 fino alla cella F16

2. Nella scheda HOME, fai clic su Formattazione condizionale > Evidenzia regola celle > Testo che contiene ...

3. Apparirà una finestra, digitare Fail e selezionare Riempimento rosso chiaro con testo rosso scuro

4. Premi OK

5. Ora tutti i voti Fail dovrebbero essere evidenziati in rosso.

Passaggio 15: ecco un video per aiutare con qualsiasi domanda sulle formule:

Passaggio 16: il foglio di calcolo dovrebbe ora apparire così:

Passaggio 17: grafici: grafico a dispersione

Grafico a dispersione

1. Evidenzia dati e titoli richiesti.
-In questo caso, selezionare le colonne AE fino alla cella 16 in ciascuna. Studente, Test 1, Test 2, Test 3 e Voto finale dovrebbero essere evidenziati.

2. Fare clic su INSERISCI sulla barra multifunzione.

3. Selezionare Scatter dalla sezione Grafici.

4. Fare clic sul tipo di grafico a dispersione necessario

5. Dopo la visualizzazione del grafico a dispersione, fare clic sul grafico e spostarlo nella posizione desiderata sul foglio di calcolo.
-In questo caso, lo Scatterplot verrà spostato sotto la tabella

Passo 18: Grafici: grafici a linee

Grafico a linee

1. Evidenzia dati e titoli richiesti.
-In questo caso, selezionare le colonne AD fino alla cella 16 in ciascuna. I dati di Test 1, Test 2 e Test 3 per ogni studente devono essere evidenziati.

2. Fare clic su INSERISCI sulla barra multifunzione.

3. Selezionare Linea dalla sezione Grafici.

4. Fare clic sul tipo di grafico a linee necessario

5. Dopo la visualizzazione del grafico a linee, fare clic sul grafico e spostarlo nella posizione desiderata sul foglio di calcolo.
-In questo caso, il grafico a linee verrà spostato a destra del grafico a dispersione.

Passaggio 19: Grafici: grafici a barre

Istogramma

1. Evidenzia dati e titoli richiesti.
-In questo caso, selezionare B17-E17. Dovrebbero essere evidenziate le medie di classe per test 1, test 2, test 3 e voto finale.

2. Fare clic su INSERISCI sulla barra multifunzione.

3. Selezionare Barra dalla sezione Grafici.

4. Fare clic sul tipo di grafico a barre necessario

Step 20: Grafici: titoli

Come aggiungere titoli:

1. Seleziona un grafico facendo clic su di esso.
-In questo caso, fare clic sul grafico a dispersione.

2. Una barra "Strumento grafico" dovrebbe apparire nella parte superiore centrale dello schermo.

3. Fare clic sulla scheda Layout .

4. Fare clic sulla casella Titolo del grafico .

5. Seleziona il tipo di titolo necessario.
-In questo caso, scegli Sopra la tabella

6. Una casella di testo dovrebbe apparire sopra il grafico selezionato.

7. Compilare la casella di testo con il titolo
-In questo caso, digitare Class Grades come titolo.

Passaggio 21: Grafici: titoli degli assi

Titoli dell'asse:

1. Fare clic sulla casella Titoli asse
-In questo caso, verrà utilizzato il grafico a barre.
2. Seleziona il tipo di titolo necessario.
un. Il titolo dell'asse orizzontale primario è per l'asse X.
-In questo caso, selezionare Titolo sotto l'asse
b. Il titolo dell'asse verticale primario è per l'asse Y.
-In questo caso, selezionare Titolo orizzontale
3. Una casella di testo dovrebbe apparire accanto all'asse Y o X del grafico selezionato

4. Compilare la casella di testo con il titolo
-In questo caso, il titolo per l'asse X sarà Grado e il titolo per l'asse Y sarà Media classe .

Passaggio 22: commutazione degli assi X e Y.

Quando si utilizzano grafici o grafici in Excel, lo scambio degli assi X e Y può cambiare drasticamente l'aspetto dei grafici. I seguenti passaggi spiegano come scambiare i dati:

1. Seleziona il grafico che desideri modificare.
-In questo caso, selezionare il grafico a barre.

2. Fare clic sulla scheda Progettazione .

3. Nella barra multifunzione, fare clic su Cambia riga / colonna

4. Il design del grafico dovrebbe cambiare e i nomi degli studenti dovrebbero ora trovarsi nell'asse Y e Test 1, Test 2 e Test 3 dovrebbero ora essere lungo l'asse X.

Passaggio 23: il foglio di calcolo completo deve corrispondere all'immagine seguente:

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